В поисках ответа на вопрос, каким числом подчиненных управляющий может эффективно руководить, становится ясным, что, помимо таких личных качеств, как быстрое понимание сути дола, способность поддерживать нормальные отношения с людьми и умение завоевывать авторитет, важнейшим и определяющим фактором является способность управляющего сокращать частоту и временную нагрузку должностных связей «руководитель — подчиненный». Естественно, эта способность зависит как от опыта управляющего, так и от занимаемой им должности, однако существуют и шесть общих факторов, оказывающих самое существенное влияние на число и частоту должностных связей этого типа.
Чем выше профессиональная подготовка подчиненных, тем меньше нагрузка по должностным связям с ними ложится па руководителей. Хорошо подготовленные подчиненные не только отнимают меньше времени у управляющего, но и реже к нему обращаются.
Проблемы профессиональной подготовки острее стоят в новых, более комплексных отраслях. Например, управляющие, работающие па железнодорожном транспорте, в связи с длительным технологическим развитием отрасли профессионально подготовлены, как правило, лучше, чем управляющие, работающие в аэрокосмической промышленности. Подобным же образом быстрые перемены направлений работ и изменения в технологических процессах в электронной и ракетной промышленности усложнят проблему профессиональной подготовки работающих в этих отраслях.
Хотя высокий уровень профессиональной подготовки и позволяет управляющим уменьшать частоту и жесткость отнимающих время должностных связей, главной причиной того, что эти связи отнимают чрезмерное количество времени, является плохая продуманность и нечеткость организации. Наиболее серьезным симптомом негативного влияния плохой организации на диапазон управления служит несовершенное или нечеткое делегирование полномочий. Если управляющий должным образом делегирует подчиненному полномочия но выполнению четко поставленной задачи, то хорошо подготовленный подчиненный выполнит ее, отняв у начальника минимальное количество времени. Однако если полученное подчиненным задание невыполнимо или нечетко сформулировано пли если подчиненный не обладает полномочиями для его эффективного выполнения, то в результате либо задание не будет выполнено вовсе, либо для его выполнения управляющий будет вынужден затратить чрезмерное количество времени, направляя и руководя действиями подчиненного.
Характер работы подчиненного в значительной степени определяется тем, какие планы необходимо выполнить. Если эти планы четко и ясно сформулированы, если они могут быть выполнены при существующей базовой схеме рабочих операций, если необходимые для их реализации полномочия делегированы и если подчиненный понимает, что от него требуется, то начальник затратит минимальное количество времени по контролю за ходом работы. Подобным образом зачастую обстоит дело у управляющих производством, ответственных за осуществление главным образом повторяющихся операций. Так, на одном крупном предприятии по производству рабочей одежды управляющие производством вполне удовлетворительно руководили 60—70 подчиненными каждый.
С другой стороны, в тех областях, где не могут быть разработаны четкие планы и где подчиненные должны в основном самостоятельно планировать свою работу, их деятельность может во многом направляться руководителем. Вместе с тем если начальник установил четкие принципы, которыми следует руководствоваться подчиненным в своих решениях, если эти принципы не противоречат характеру работы подразделения и его целям и если подчиненный их понимает, то тогда сотрудники будут отнимать меньше времени у своего руководителя.